Le documentazione del personale del CNR è conservato e gestito in outsourcing dal 2005 dalla ditta SEDIIN s.p.a. di Roma, che lo ha depositato presso il proprio Centro Servizi ubicato nella zona industriale di Nepi (Viterbo), all’altezza del km. 36.300 della s.s. Cassia.
La documentazione è suddivisa, per la corrente gestione degli affari, in due distinte parti, in un Archivio attivo (fascicoli del personale ancora in attività) e in un Archivio dei cessati (fascicoli del personale andato in quiescenza dal 1970 in poi).

Il fascicolo del personale in uso presso il CNR è costituito su base nominativa, contiene tutti gli atti relativi alla carriera del dipendente ed è fisicamente organizzato in sottofascicoli, secondo le indicazioni contenute nel DPR 10 gennaio 1957, n. 3 “Testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato - Statuto degli impiegati civili dello Stato”.

La gestione corrente dell'archivio del personale è competenza delle strutture specificatamente autorizzate, afferenti alla Direzione Generale e alla Direzione Centrale Supporto alla Gestione delle Risorse. In questa fase, la consultazione e l’aggiornamento del fascicolo personale dei dipendenti sono di responsabilità dei dirigenti di ciascuna struttura, mentre il GeDoc assicura le funzioni di comunicazione tra uffici richiedenti e outsourcer e di smistamento/consegna dei fascicoli. 


I criteri, le modalità e le procedure di accesso all'archivio del personale sono fissati e descritti da un apposto regolamento emanato dalla Direzione Generale nel 2006. A tale regolamento devono attenersi le strutture dell'Amministrazione centrale che gestiscono le attività relative al trattamento giuridico ed economico dei dipendenti e quelle che detengono la responsabilità sulla gestione documentale e sugli archivi dell’Ente.