Presso l'Archivio di deposito viene periodicamente trasferita tutta la documentazione amministrativa prodotta dal CNR che abbia esaurito la fase corrente e per la quale sia prescritto un tempo di conservazione, prima di procedere allo scarto o alla custodia permanente presso l'Archivio storico.

La struttura adibita ad archivio di deposito per la documentazione prodotta dal CNR è attiva dal marzo 2000 ed è ubicata presso l’
Area di Ricerca di Roma 1, al km 29,300 della via Salaria, nel comune di Montelibretti.
L’attrezzatura archivistica consiste in un sistema di scaffalatura metallica suddiviso in 32 torri fisse ed un sistema compact su rotaia costituito da 28 moduli. Lo sviluppo lineare complessivo della scaffalatura ammonta a 10.000 metri.
Ogni versamento viene gestito e tracciato attraverso un sistema informatico dedicato, al fine di permettere una storicizzazione dei trasferimenti e l’identificazione, il reperimento e la consultazione dei documenti.



Il software di gestione

I versamenti dagli uffici che producono la documentazione e la gestiscono nella sua fase corrente all’archivio di deposito sono regolati e tracciati attraverso una procedura informatica, gestita da un software denominato “Arch-Motro”, la cui amministrazione è affidata ad un operatore del GeDoc.
La procedura è stata sviluppata in modo da permettere ad ogni dipartimento e struttura dell’ente di descrivere tutte le unità destinate all’archiviazione; archiviare il materiale tramite richiesta alla struttura gestore (Il GeDoc) dell’archivio di deposito; identificare e reperire attraverso molteplici criteri di ricerca le unità archiviate; richiamare e consultare le pratiche archiviate; stampare le richieste e varie tipologie di report.

La procedura prevede 2 diverse tipologie di utenti con diversi livelli di autorizzazione e di accesso:
- Amministratore: definisce gli utenti e le autorizzazioni, imposta i parametri di funzionamento della procedura, controlla il rispetto della procedura e la completezza delle descrizioni; fa autorizzare il trasporto dal proprio dirigente e segue il versamento; attribuisce e registra le collocazioni in archivio; gestisce le richieste di richiamo e visione dei documenti.
- Utente: solitamente uno per ogni ufficio/servizio dell’ente; inserisce i dati relativi ai documenti da archiviare; inoltra, dopo l’autorizzazione del proprio dirigente, le richieste di archiviazione; è abilitato alle funzioni di ricerca e può richiedere documenti in visione.