Il GeDoc gestisce tutta la strutturazione funzionale del sistema di gestione informatica dei documenti dell’ Amministrazione centrale e della Rete scientifica del CNR, articolato in 102 aree organizzative omogenee diffuse su tutto il territorio nazionale.


Il sistema di protocollo informatico è stato inaugurato l’8 settembre 2005 presso l’AOO dell’Amministrazione centrale e nei mesi successivi è stato progressivamente esteso e applicato a tutte le altre strutture dell’Ente. Il volume della documentazione gestito annualmente dal sistema ammonta a circa 100.000 documenti per l’AOO dell’Amministrazione centrale e a 180.000 per le AOO della rete scientifica.
Attualmente il 100% della documentazione amministrativa viene trattata con applicazione informatica.


La classificazione dei documenti si basa su un piano di classificazione articolato in nove titoli, adottato al momento dell’avvio del protocollo informatico e attualmente in fase di aggiornamento. 


In quanto struttura preposta all’amministrazione dell’intero ciclo di vita dei documenti, il GeDoc gestisce tutti i complessi documentari prodotti e conservati dall’Ente nelle varie fasi della loro vita: il passaggio dei documenti dalla fase corrente all’ archivio di deposito, la loro conservazione per i tempi previsti dalla normativa vigente, la selezione e lo scarto (in accordo con le autorità che esercitano la vigilanza sugli archivi) della documentazione non considerata di interesse storico, la gestione della sezione separata di archivio storico.